E muito comum se deparar com Clínicas de Medicina do Trabalho que ainda realizam as suas atividades de forma manual. Utilizam word, excel, agendas e cadernos para o agendamento de exames ocupacionais e a geração de documentos legais. Entre estes documentos, podemos listar PCMSO, ASO, laudos audiométricos, PPRA, PPP e LTCAT.
Agora, porém, com a chegada do eSocial em janeiro de 2019, muitas empresas de saúde ocupacional estão em busca de softwares no mercado. E muitas se questionam quanto à real necessidade de um sistema.
Saiba que agora, ter um software será essencial para a sua clínica de medicina do trabalho não “sumir”, isto é, vão ter que parar suas atividades por não cumprir a exigência do Governo.
Você ainda não possui um software de saúde ocupacional e quer compreender os problemas que irá enfrentar, ou mesmo, compreender quais fatores deve considerar para adquirir um? Então, continue a leitura!
Problemas que sua Clínica de Medicina do Trabalho enfrentará por não ter um software
Até agora a sua Clínica de Medicina do Trabalho funcionou bem sem um software. Porém, chegou o momento de considerar um sistema – até porque você não vai querer deixar para escolher próximo à 2019, não é mesmo?
Saiba os problemas que sua empresa de saúde ocupacional enfrentará sem um software adequado quando o eSocial passar a valer!
1 – Investirá muito mais tempo para relacionar os riscos à Tabela 23 e os exames ocupacionais à Tabela 27
Para a elaboração do PPRA, os riscos deverão ser relacionados aos códigos da Tabela 23. A Tabela possui mais de 400 códigos e é muito mais simples fazer a relação com os códigos cadastrados em um sistema.
Já, para a elaboração do PCMSO, os exames precisarão receber um código específico, de acordo com a Tabela 27.
São diversos códigos para você relacionar com cada um dos exames que realizar! Com certeza, ter a relação dos códigos em um sistema agiliza, e muito, o trabalho.
2 – Aumentará a chance de inconsistências de informações, o que gerará multas
A sua Clínica de Medicina Ocupacional precisa manter as informações atualizadas conforme a estrutura organizacional dos seus clientes. Garantir conformidade em datas de admissão, executar periódicos dentro do prazo previsto, manter lotações, cargos e setores atualizados, por exemplo, serão essenciais para que não haja disparidade de dados.
Se o eSocial identificar que a clínica possui uma informação e seu cliente outra, ele não aceitará o documento enviado. Deverá ser enviado outro, com informações consistentes, no prazo exigido para que multas não sejam geradas.
3 – Não terá como gerar o arquivo .xml, formato exigido pelo eSocial
Você vai precisar gerar os documentos legais para seus clientes no formato .xml. Somente um software é capaz de emitir os documentos nesta extensão.
O eSocial exige este formato a partir de janeiro de 2019. Assim, fica garantido que as informações serão formatadas de acordo com o leiaute pré-estabelecido pelo governo.
4 – Os seus clientes migrarão para Clínicas prontas para atender ao eSocial
Seus clientes também estão adaptando suas empresas conforme as exigências do eSocial. A 5ª e última fase deste projeto é relativa aos dados de saúde e segurança do trabalhador e entra em vigor em janeiro de 2019. Até esta data, todas as empresas terão que estar prontas para o eSocial para evitar multas.
Sendo assim, certamente se a sua Clínica de Medicina do Trabalho não estiver adequada, seus clientes irão migrar para outro fornecedor. Eles não vão querer ficar à mercê de multas.
Entenda, sua Clínica estar pronta para o eSocial não será um diferencial, mas sim um fator básico para você manter seus clientes e conquistar novos.
Clínicas de Medicina do Trabalho sem um software não conseguirão manter suas atividades por muito tempo
Até aqui, você compreendeu o quanto o seu trabalho ficará mais difícil sem um software. E mais: entendeu que será impossível se manter no mercado de trabalho sem um sistema.
Qual cliente vai aceitar receber os documentos legais de saúde e segurança do trabalho fora do formato .xml? Se o governo não irá aceitar e ainda aplicará multas?
Até janeiro de 2019 há poucos meses. Que tal começar a pensar sobre a aquisição de um software?
Saiba quais fatores são essenciais para uma escolha assertiva!
O que levar em conta na hora de escolher um software
Existem diversos softwares no mercado, mas fique atento! Você precisa ter certeza que ele vai atender a necessidade da sua Clínica de Medicina do Trabalho.
1 – Adequação ao eSocial
Primeiro item e básico: tem que estar 100% pronto para atender às exigências do eSocial.
2 – Facilidade do uso
O software é para trazer agilidade ao seu dia a dia. Você vai utiliza-lo sempre, então nada mais justo que o sistema seja simples, prático e intuitivo.
3 – Segurança nos backups
São muitas as informações inseridas no sistema. Pode-se dizer, que a vida da Clínica está lá. Sendo assim, a empresa que vendeu o software para você, deve se responsabilizar pelos backups constantes.
4 – Atualizações constantes
Um software pode ser moderno e atender totalmente as suas necessidades hoje, mas ele precisa continuar se modernizando e acompanhando as exigências do mercado e do setor de saúde e segurança do trabalho.
Certifique-se de que o fornecedor do software libera atualizações periódicas e questione se há custo por isso. É sempre bom saber dos custos antes para depois não ter surpresas inesperadas.
5 – Suporte ao usuário
Mesmo recebendo treinamento do sistema e o utilizando diariamente, podem surgir dúvidas ou eventuais dificuldades no uso. Ficar sem suporte não pode ser uma opção. Até porque você não pode ficar parado bem no meio da geração de um documento, não é mesmo?
Ter que parar tudo em função de uma dúvida por não ter suporte ou mesmo por depender de um suporte demorado, não é nada prático.
